外贸采购员工作流程 个人工作经历

2019-03-01   

外贸采购员工作流程 个人工作经历

1. 采购计划

  采购流程 10月5日讯,接到使用部门的采购计划后,就直接按计划采购了吗?答案是否定的,那么还需要做什么呢?

  1) 核实采购计划的准确性,包括物资名称、规格型号、技术参数、数量等。采购员需把不明确的物资挑出,与车间计划员或专工、主任沟通确认无误后,找相关人员签字后转交采购助理存单保存,以便日后出现争议时拿来核对。

  2) 采购助理做电子计划(我公司用浪潮软件)

  2. 询价

  询价需要你平时对客户的积累了,有过采购记录的物资,你要参考原来的供应商的同时给新的供应商一些报价机会,做过采购的都知道,除了垄断性的产品,否则任何物资的采购都不会只从一家采购,一方面,采购员需要多家供应商参与报价,这样有助于采购员对该产品的市场行情有个了解,二方面,有助于采购的客观、公正,三方面,面对审核你也会有理有据,不会让别人带有色看你。

  无采购记录的物资,需要你多做些工作,查找供货资源(越多越好),找出一定量的供应商,交流一下你所需的和他所供的是否一致,是否吻合,作为备选供应商。必要时让对方提供公司资质证明,这很重要。

  1) 发询价函:了解好供应商后,需让发询价函,让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传;

  2) 议价:综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二、三家,进一步商谈,以达到最能保障公司利益的企业进行合作

  3. 做订单或合同

  A 做订单(价值不大的物资或相互合作已取得信任的供应商)

  1)汇总资料:将起草的订单及各供应商的书面报价、比价表、企业资质、采购计划、计划确认单等装订

B 做合同

  1)供应商选择报告:第一次采购的物资或第一次合作的供应商需做供应商选择报告,说明选择该供应商的理由和采购的必须性,找公司各级领导签字,其中包括采购部长、生产车间主任、生产老总、审核员、公司老总等

  2)合同及会签:将双方的合作意向、方式等以合同形式拟定出来后,尽量由供应商先盖章回传后,进行会签。

  会签单需附供应商选择报告、比价表、报价单、企业资质、采购计划、采购计划确认单等,合同会签单,需把合同的主要条款简要说明,以便公司领导审核签字,其中包括采购部长、采购生产老总、审核员、财务主管、公司老总等

  C 回传合同或订单

  D 合同或订单签订后,需根据采购助理做的采购计划,完成采购订单,以便验收入库,库管员进行物资的发放及管理

  4. 货物跟踪

  将接货人的联系方式、地址及时通知供应商,同时供应商发货后,将承运人的联系方式要来,随时跟踪货物在途中的状态,一旦出现问题,以便做好应对措施。